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企业人力资源管理对人事档案管理工作的新要求
作  者: 叶俊聪
单  位: 东莞市佳普信息技术有限公司
摘  要:新时期下,人事档案作为企业人资管理的重要资源,其可以为人资管理提供真实以及可靠的信息和数据,有助于人资部门对企业人力资源进行合理配置,以及准确预测企业人才需求。在此背景下,本文主要针对企业人力资源管理对人事档案管理工作的新要求进行分析和阐述,希望给予
关 键 词:企业人力资源管理;人事档案管理工作;新要求
正  文:

1、新时期下企业人资管理对人事档案管理工作的新要求
1.1完善价值体系
企业在开展人资管理过程中,人事档案管理与企业文化具有密切关系,企业需要结合自身的文化定位,科学制定档案管理政策和方式,完善自身的价值体系。
1.2建立评估体系
在开展人事档案管理管理中,通常的做法是对人员开展定期考核,但是随着时代的发展,以往人员考核评估方式已经难以适应企业的需求,考核逐渐呈现多元化、多领域以及全方位,人资管理不仅要注重对人才能力和素质的分析,还要结合人才对企业的贡献和忠诚度,将各种因素充分结合进行全面的考核和评估。
1.3建立薪酬机制
企业想要实现稳定而有序的发展,需要在内部构建合理而科学的薪酬体系,通过薪酬激发员工的工作热情和积极性,提升企业员工的向心力和凝聚力。通过人事档案管理,可以将人员的绩效和能力进行综合考评,为薪酬制定提供依据。
2、当前企业人事档案管理中出现的几点问题
2.1档案缺乏真实性
当前在我国企业中,很多人事档案基本只有简单的人员信息,或者内容以赞扬和业绩居多,对人员过失以及缺点方面的信息记载较少,难以为企业开展人资管理以及人才选拨提供可靠的数据。同时,很多人事档案前后资料存在不一致的情况,员工没有结合自身的实际情况认真填写,导致档案信息缺乏真实性,对人资管理的有序开展带来了一定的影响。
2.2管理缺乏灵活性
新时期下,随着我国经济与社会的蓬勃发展,企业在人才选聘方面更加灵活,但是僵化而呆板的档案管理机制难以满足现代企业的用人机制。同时,企业在选聘人才的过程中,更加关注其综合素质和个人能力,对员工以前的工作经历并不关心,对员工主要以协议或者合同的形式进行约束,人事档案失去了约束的功能。同时,在市场经济体制下,更多的员工为了高薪和发展选择跳槽,但有些原单位为了单位利益而故意不放人事档案,进而出现虚假档案、档案克隆、人质档案以及死档弃档等情况出现,人事档案难以发挥其服务功能。
2.3管理手段落后
在信息时代下,信息技术已经在我国各个行业以及各个领域实现了深入而广泛的应用,并且为人们的生活和工作提供了较大的便利。但是当前,我国一些企业依然采用传统的手段进行人事档案管理,用手工填写以及档案袋资料的方式收集以及保管档案,即使一些企业使用计算机或者相关软件进行档案管理,但依然停留在表层阶段,没有切实发挥信息技术的功能和作用。
3、优化企业人事档案管理工作的相关对策
3.1改革管理方式和制度
企业要针对当前人事档案管理中存在的储藏室不足、设备落后、资金不足以及人员短缺的情况进行改进,在人事档案管理制度方面实行集中优化管理,积极投入资金以及人员,利用当前先进的设备以及技术开展档案管理,对人事档案进行科学利用、有效开发以及系统整理,进而保证人事档案可以为人资管理提供更好的数据支撑。同时,企业还要建立现代化的档案管理系统,提升管理的效率和质量,保证人事信息的时效性、及时性、全面性、准确性以及真实性,通过档案管理系统可以快速进行企业人员信息的分析、统计、检索以及查询,自动生成相关表格和名册,充分挖掘档案的使用潜力。
3.2保证人事档案信息可靠真实
首先,企业要做好档案信息的整理以及收集工作,要求人事信息实事求是,信息填写要前后一致,不能出现相互矛盾以及模糊不清的情况;其次,企业要在内部宣传档案管理的相关法规,提升所有员工的档案意识,同时,管理人员要做到在对人事档案的调用和管理中,按照既定的制度和程序,不能出现虚假信息的情况;最后,企业要组织开展档案信息的监督以及鉴定工作,控制档案信息来源,对档案内容进行严格审核,如果发现虚假情况要追究管理人员和档案本人的责任,如果出现人事变动,要对档案进行严格核对,保证信息的及时性和真实性。
3.3提升管理人员综合素质和专业能力
管理人员是人事档案管理的主体,其综合素质和专业能力与档案管理的效率和质量具有密切关系,因此,企业需要提升管理人员的道德修养、业务能力、文化素质以及政治素质,进而提升档案管理的水平。首先,管理人员需要具备较强的道德素养以及责任感,在平时的工作和生活中注重积累专业知识,掌握现代化的管理设备操作能力;其次,管理人员要积极提出管理优化建议,促进企业人事档案管理的创新与改革;再次,企业要结合人事档案管理的特殊环境和工作特点,对管理人员开展定期的培训,提升其专业能力和服务意识,主动与各个部门进行协作和沟通,为企业做出各项决策以及开展人资管理提供服务。
3.4科学利用以及开发人事档案资源
利用以及开发人事档案资源是提升档案利用效率的重要途径,同时也是开展人事档案管理的的最终目的。人事档案涵盖了企业人员的个人信息,其具有较强的保密性,导致档案查阅呈现被动性,档案的利用效率不高。因此,在新时期下,档案管理人员要树立科学的思想理念,在确保档案保密 性的同时,加强对档案资源的利用和开发,为企业决策以及人资管理提供更加可靠的数据。
4、结语:
    总而言之,人事档案是企业重要的信息资源,其可以为企业提拔员工、考察员工以及选拨人才提供可靠的数据资料,对人资管理起到重要的支撑作用。提升人事档案管理的水平和效能,可以切实提高人资管理的工作效率和质量,提升企业的核心竞争力,因此,企业要正视人事档案管理中存在的问题,并且通过针对性的措施加以完善,发挥人事档案的使用价值和积极作用,为企业提供更加优势的数据和信息服务。
参考文献:
[1]张蕾. 企业人力资源管理对人事档案管理工作的要求[J]. 中外企业家,2017,(03):233-234.
[2]郑世梅. 发挥人事档案信息在人力资源管理中的作用[J]. 现代商贸工业,2016,37(25):77-78.

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